貸し会議室でセミナーを開くメリットとは？
新人研修セミナーやマーケティングセミナーなど、企業が実施するセミナーは数多く存在します。これら、セミナーの開催を担う企業ご担当者様の中には、開催するにあたり、最適な場所を探すのに苦労した経験がある方もいらっしゃるのでは無いでしょうか？「自社の会議室を使うのは少し狭い」、「必要な設備が整っていない」といった悩みを抱える方も少なく無いでしょう。今回はセミナー開催に最適な貸し会議室にスポットをあて、利用するメリットやセミナーの種類、開催場所を決めるポイントについてご紹介します。
セミナーとは
そもそもセミナーとは、あるテーマを設定し、そのテーマに興味がある人を集めて、意見交換を行い討論する場のことです。一般の人を対象に募集を掲げることが多く、希望者は自発的に参加します。「討論の場」といっても、セミナーは基本的に一人の代表者が参加者に対して話す形式が多く、参加者は代表者への質疑応答という形で意見交換を行うのが一般的です。 複数人同士で討論する場としては、「シンポジウム」や「フォーラム」などの言葉が使われますが、どれも意味合いが似通っている分、混同されて使用されるケースも少なくありません。ちなみにセミナーは英語表記だと「seminar」と書きますが、もともとはドイツ語のゼミナールが語源です。
セミナーの種類
言葉の意味を学んだところで、「セミナーの種類」についても解説しておきましょう。セミナーは進める形式によって、場の雰囲気や伝えやすさなどが大きく異なるため、セミナーの開催目的に応じて最適なものを選んでください。以下では、セミナーの種類を4つご紹介します。
| セミナーの種類 | 主な用途 |
|---|---|
| プレゼンテーション形式 | 新商品やサービスのPR、社員研修など |
| ワークショップ形式 | ブレスト会議、問題の発見や解決をするための会議など |
| パネルディスカッション形式 | 特定のテーマに対する専門家同士の討論や議論など |
| ライトニングトーク形式 | IT業界の勉強会、カンファレンスなど |
プレゼンテーション形式
プレゼンテーション形式は、セミナーの中でもポピュラーなスタイルです。講師が演台に立ち、参加者に向かってスクリーンに映した資料を交えて説明（プレゼンテーション）をします。その後、参加者のために質疑応答の時間を設けるのが一般的です。このプレゼンテーション形式は、特定のテーマの情報発信やノウハウをレクチャーする際に適しています。商品やサービスのPRをした後、見込み客に繋げやすいのも大きな利点と言えるでしょう。ただし、参加者をひき付けるプレゼンテーションでないと相手の気がそがれるため、講師の話術によってセミナーの成否が大きく左右します。
ワークショップ形式
ワークショップ形式の大きな特徴は、参加者体験型のセミナースタイルであることです。チームごとに分かれてディスカッションを行い、出た意見をまとめながらセミナーを進めます。能動的な要素をとり入れているので、参加者の印象に残りやすいでしょう。逆に積極的な発言が苦手な人にとっては、少しハードルが高いスタイルです。セミナーの進行役こと「ファシリテーター」の方は、参加者が快適に参加できるよう、話の流れをうまく誘導し場を盛り上げる必要があります。参加者の意見を引き出すには、進行役の力が大きな要です。
パネルディスカッション形式
パネルディスカッション形式は「パネリスト」と呼ばれる複数の専門家たちが集まり、「モデレーター」と呼ばれる司会者が進行を行いながら、意見交換をするスタイルです。パネルディスカッション形式の大きな特徴は、議論するテーマは決まっているものの、最終的にどのような内容で締まるのか、直前までわからないこと。参加者はパネリストたちの意見を聞くだけでなく、挙手形式などで議論に参加する場合もあります。また、セミナー中に参加者へアンケートをとり、討論に反映させることもある面白いスタイルです。著名なパネリストをそろえれば集客が望めるものの、パネリストの議論が白熱するあまりテーマがズレてしまう可能性もあります。そのため、司会者であるモデレーターには、パネリストが提示した意見のズレによる軌道修正やスムーズな進行が求められます。
ライトニングトーク形式
3～5分程度の持ち時間が与えられた複数の登壇者が、次々と連続して発表をします。IT業界の勉強会やカンファレンスなどで行われるようになった新しいスタイルのセミナーです。セミナーによっては参加者も登壇者となって話ができる場合もあります。持ち時間が短時間のため、参加者が集中できるのもメリットの一つ。登壇者が持っているスキルや情報を共有できるので、発信の場・知識を習得する場として最適です。
セミナーの開催場所の決め方
開催場所を決めるにおいて、いくつかのポイントがあります。それを踏まえたうえで、貸し会議室を決めましょう。
アクセスがしやすい場所か
様々な人が集まるセミナーを開催する場合、誰もがアクセスしやすい立地に会場があるのが理想です。ほとんどの貸し会議室は駅の近くに会場を構えているので、初めての人でも迷わずに会場に行けます。会場までの道が分かりやすいため、主催者側は誘導の手間が省けるのも大きなポイントです。会場が駅近なので、雨の日や風が強い日に機材や資料を持参する際の負担が軽減されます。
集客したい目標人数が収容できる会場
会場の大きさは、ある程度余裕を持って設定しましょう。予約なし＆当日受付可能のセミナーを開催するなら、来場者の人数が増えることも踏まえたうえで、貸し会議室を確保してください。内覧を希望する際は、会場へ事前に連絡をし、適切な広さか確認するのも大切です。突然の訪問だと貸し会議室が使用中の場合があるので、必ずアポイントはとりましょう。
必要な設備の有無
貸し会議室には、セミナーやミーティング、異業種交流会で使う便利な機材が用意されています。机やイスをはじめ、プロジェクターやスクリーン、司会者専用のマイクなど、必要な設備が整っているかチェックしましょう。設備備品を公式サイトで掲載している貸し会議室もあります。自身のパソコンやプロジェクターが持ち込み可能かどうかも確認すると良いでしょう。
料金
貸し会議室によって、基本料金をはじめサービス内容は異なります。早朝・夜間に利用できるか、土日・祝日の割増、支払い方法なども事前に細かく確認しましょう。貸し会議室を比較する場合は、できる限り同じエリアで、かつ同じ広さの貸会議室の料金を調べてみてください。予算内で収められるよう、事前に見積もりをとるのがおすすめです。
貸し会議室を選ぶメリット
さて、セミナーの種類や開催方法などを学んだところで、コンテンツのメインとなる「貸し会議室でセミナーを開催するメリット」について解説しましょう。結論から述べれば、セミナーを貸し会議室で開催するのは「セミナー開催の会場選考基準が変化しつつある」ためです。 誰もが情報を発信・受け取る場として、貸し会議室は理想的なスペースです。これまでを振り返ると、セミナーを開催する場合は、国際会議場・グランキューブ大阪といった大規模な会場に参加者を募り、講演を実施するのが当たり前でした。 ですが、現在はセミナーを開催する際に、小中規模の会場や個別スペースを利用して参加人数そのものを制限するケースも少なくありません。これは、世界的に流行している新型コロナウィルスの影響に伴う感染症対策の一環によるものです。その結果、会場に直接足を運ばなくともセミナーに参加できる「オンラインセミナー」も増えてきました。今後は小中規模の会場から、セミナー内容を全国配信する機会が多くなるでしょう。 全国配信の場として最適な貸し会議室は、セミナーを実施できる設備や配信設備がすでに整っています。そのため、パソコンや音響機材などをイチから自分で用意する必要はありません。複数の貸し会議室を全国に散りばめ、ネットワークをつなげば、あらゆる場所から参加できる新しい形のセミナーも実現可能です。同じ場所へ大勢の人が集まるセミナーは過去のものとなり、今後は貸し会議室から1,000名規模の参加者へ同時にオンラインで情報伝達ができるようになるでしょう。
